Ein eindrucksvolles Event zu planen, ist ein kreatives Projekt – bei dem mitunter die ein oder andere Herausforderung warten kann. Im Interview mit unserer Head of Event Romy Müller sprechen wir über Erfahrungen, Challenges und aktuelle Trends im Event-Bereich.
Events sind weit mehr als nur Zusammenkünfte – sie sind kreative Projekte, bei denen jede Detailentscheidung darüber entscheidet, wie eindrucksvoll und erfolgreich eine Veranstaltung wird. Von der ersten Konzeptidee bis zur letzten Feinabstimmung sind Events ein Zusammenspiel von Planung, Organisation und individueller Note. Sie bringen Menschen zusammen, schaffen unvergessliche Momente und reflektieren oft die Werte und Ziele der Gastgeber:innen. Im Interview mit unserer Head of Event, Romy Müller, sprechen wir über ihre Erfahrungen, die größten Herausforderungen und die Integration aktueller Trends in die Event-Planung.
OK: Romy, kannst du dich an dein allererstes Event erinnern, dass du bei Oberüber Karger organisiert hast? Was waren die größten Herausforderungen und wie hast du sie gemeistert?
Romy Müller: Wenige Tage nach meinem ersten Arbeitstag stand unsere CEO, Ulrike Lerchl, mit einer Flasche Champagner in der Tür. Wir hatten den Pitch zur Konzeption, Planung und Umsetzung der Abendveranstaltung zum Deutschen Sparkassentag gewonnen. Das war eines der größten Projekte meiner Karriere, bei dem ich sofort eingestiegen bin.
Die größte Herausforderung war die enorme Dimension dieses Events. Die Dekoration der gesamten Messehalle war sehr aufwendig. Wir haben eine Nachbildung der Elbe in die Messehalle einbauen lassen, inklusive Brücken und Biergärten. Außerdem haben wir eine riesige LED-Wall installiert, die fast 360 Grad um die Halle gespannt war. Insgesamt gab es bei der Abendveranstaltung 3.000 geladene Gäste.
Die Detailarbeit in der Vorbereitungszeit von über einem Jahr war immens, was dieses Event so aufregend und herausfordernd gemacht hat.
OK: Wie sieht der typische Ablauf aus, wenn ein Unternehmen erstmals Kontakt mit euch aufnimmt, um ein Event zu planen? Was sind die ersten Schritte?
Romy Müller: Der erste Schritt ist ein Gespräch, sei es per Anruf, Mail oder persönlich im OK-Team. Ich möchte immer zuerst ein Gespräch mit den Kund:innen führen. Ich will wissen, was die Kund:innen vorhaben und warum gefeiert werden soll. Was sind ihre Vorstellungen? Ihre Ansprüche? Und natürlich auch: Wie hoch ist ihr Budget? Ganz wichtig ist auch, woran die Kund:innen den Erfolg des geplanten Events messen. Meine Frage lautet dann immer: Was würden Sie Ihren Freund:innen am nächsten Tag nach der Veranstaltung erzählen wollen? Dann bekomme ich ein ungefähres Gefühl dafür, was die Kund:innen eigentlich wollen und warum wir feiern. Feiern wir nur des Feierns willen oder gibt es eine konkrete Zielsetzung wie Umsatzsteigerung oder Mitarbeiter:innenbindung?
Das kann alles Mögliche sein, was im Verborgenen liegt. Daran kann ich mich dann orientieren, um meine Checkliste herauszuholen: Welche Gegebenheiten haben wir, welche Location haben die Kund:innen vielleicht schon im Sinn, und so weiter.
OK: Kannst du uns durch die verschiedenen Phasen der Event-Umsetzung führen, von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung?
Romy Müller: Bei uns in der Praxis heißt das: Wir schmieden Ideen, prüfen deren Machbarkeit, verwerfen sie und denken neu. Wir gießen diese Ideen in eine Präsentation für die Kund:innen, präsentieren sie, justieren dann wieder, gehen in die Feinplanung und die Kalkulation. Dieser Prozess geht eigentlich bis zum Event so weiter. Wir sind immer in einem fluiden Arbeitsprozess, weil sich Rahmenbedingungen, die oft Auswirkungen auf das gesamte Event haben, permanent verändern.
In der Praxis bedeutet das oft, dass wir einen Schritt vor und zwei Schritte zurück machen. Manchmal haben wir krasse Ideen und irre Vorstellungen, werden dann aber durch die Realität in puncto Umsetzbarkeit und Kosten gebremst. Wir wechseln ständig zwischen Konzeption und Organisation. Kein Event ist standardisiert – jedes ist einzigartig und individuell.
OK: Welche Herausforderungen begegnen euch am häufigsten während des Event- und Projektmanagements und wie geht ihr damit um?
Romy Müller: Aktuell ist die größte Herausforderung in meiner persönlichen Wahrnehmung die Kostenfrage. Von Catering über Druck, Garderobenbetreuung, Künstler:innenhonorare, Reisekosten bis zu Stundensätzen – an allen Stellen haben sich die Kosten in den letzten zwei oder drei Jahren nach oben verändert. Das ist insbesondere bei unseren Bestandsprojekten, die alljährlich wieder stattfinden, im Handling nicht ganz so einfach, weil wir festgesetzte Rahmenbedingungen haben, die die Kund:innen am Ende auch immer wieder wünschen. Diese zu dem gleichen Budget umzusetzen, ist schwer machbar.
Auch das Thema Nachhaltigkeit bei Events spielt eine große Rolle und stellt uns vor Herausforderungen. Insbesondere der Punkt soziale Nachhaltigkeit, wie Arbeitszeiten und Arbeitsbedingungen, hat Veränderungen im Denken und Handeln mit sich gebracht. Das ist großartig und absolut notwendig. Location-Betreiber:innen, Hallenpersonal, Techniker:innen, Ausstatter:innen und Servicekräfte sind meist die ersten und auch die letzten vor Ort. Wir arbeiten oft, wenn andere freihaben, noch schlafen oder im Feierabend sind, und ein solcher Produktionstag kann lang werden. Diese Achtsamkeit in Hinblick auf die gesetzlich zugelassenen Arbeitszeiten verändert sich, und dadurch verändert sich auch die Kostenplanung.
OK: Erzähl uns doch mal von einem Moment, in dem bei einem Event etwas schiefgelaufen ist. Wie habt ihr die Situation gemeistert und was hast du daraus gelernt?
Romy Müller: Ich bin mal ganz ehrlich: Etwas so richtig Schlimmes ist bisher nicht passiert. Ich habe großen Respekt vor sicherheitsrelevanten Themen bei Veranstaltungen, auf die wir uns als Ausrichter:innen, Veranstalter:innen oder im Auftrag unserer Kund:innen vorbereiten und auf die wir aufmerksam machen müssen. Im Zweifel müssen wir auch deren Entscheidungen beeinflussen.
Ein Beispiel aus meiner Praxis: Ich habe jahrelang das Dresdner Stollenfest als Projektleiterin betreut, mit einem riesigen Festumzug durch die Dresdner Altstadt. Im Festumzug waren Fuhrwerke, Kutschen, Menschen und unglaublich viele Gäste und Zuschauer:innen in den Straßen und auf den Plätzen – eine unberechenbare Größe.
Ein kritischer Punkt waren immer die Pferdekutschen. In Kombination mit Glatteis und möglicherweise lauten Zurufen mussten wir jeden Morgen sehr früh entscheiden, ob dieser Festumzug stattfinden kann oder nicht. Was empfehlen wir den Endkund:innen? Das sind für mich ernste Situationen.
Ich frage mich immer: Was ist das Worst-Case-Szenario? Meistens geht das eher in die Richtung: Was passiert, wenn der Moderator oder die Moderatorin heute absagt? Die Person habe ich monatelang auf das Event vorbereitet, und sie kennt die Abläufe genau. Zum Glück ist mir das noch nicht passiert.
OK: Was würdest du Menschen raten, die ein Event planen möchten? Gibt es spezifische Tipps, um die Zusammenarbeit effizient und zielgerichtet zu gestalten?
Romy Müller: Stellt euch die Frage, warum ihr ein Event feiern möchtet und was dabei herauskommen soll. Stellt euch den Tag danach vor und beschreibt, was ihr über eure Veranstaltung berichten oder sagen wollt.
Planung ist alles. Jedes Detail, jeden Ablauf, jede personelle Besetzung gilt es vorab im Kopf durchzuspielen und aufzuschreiben. Dann hat man meist auch schon eine Idee für Plan B. Und immer auch einmal alles aus der Sicht der Gäste durchdenken!
Und zu guter Letzt: Die Liebe zum Detail! Der Look des Events, kleine Aufmerksamkeiten und Überraschungen für die Gäste können einen großen Unterschied machen.
OK: Welche aktuellen Trends und Innovationen siehst du in der Eventbranche, und wie integriert ihr diese in eure Veranstaltungen? Spielt dabei auch Künstliche Intelligenz eine Rolle, und wenn ja, wie?
Romy Müller: Der Trend geht zur Messbarkeit der Ergebnisse. Wir legen KPIs und Maßnahmen zur Erreichung der Ziele fest. Events sollen Menschen zueinander bringen und gute Momente schaffen, die jedoch schwer messbar sind. Künstliche Intelligenz spielt eine wachsende Rolle – wir nutzen Tools für Projektmanagement und Übersetzungen. Ich sehe uns noch in den Kinderschuhen, erhoffe mir aber von KI, dass sie zukünftige Abläufe vereinfacht und standardisiert.
OK: Hast du ein persönliches Lieblingsprojekt, das du organisiert hast? Was hat dir daran besonders gefallen?
Romy Müller: Für mich spielt das Projekt oder Format keine große Rolle. Entscheidend ist, dass ich einen guten Draht zu den Kund:innen habe. Eine vertrauensvolle Beziehung ist essenziell. Ich stecke mein Herz in jedes Projekt, aber die persönliche Beziehung und das Vertrauen sind besonders wichtig.
OK: Als Event-Profi hast du sicherlich das Know-how, um private Feiern selbst zu organisieren. Brauchst du dabei dennoch Unterstützung, oder unterscheidest du bewusst zwischen beruflichen und privaten Events, um den Überblick zu behalten und einen Ausgleich zu schaffen?
Romy Müller: Auch private Feiern fühlen sich wie Arbeit an. Bei der Jugendweihe meiner Tochter war ich meine eigene Kundin. Es war eine großartige Feier, und alle haben es sehr genossen. Ich miete mir, was ich brauche, wie Caterer oder DJs. Einige Protagonist:innen sind durch meinen Beruf zu Freund:innen geworden und waren auf der Party. Der Unterschied zwischen beruflichen und privaten Events ist nicht groß – Unterstützung ist wichtig, um den Überblick zu behalten und einen Ausgleich zu schaffen.
OK: Herzlichen Dank für das interessante Gespräch! Wir wünschen dir und deinem Team weiterhin viel Erfolg bei der Planung und Durchführung eurer einzigartigen Events und natürlich viele zufriedene Kund:innen!
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