Unsere besten Tipps für ein gelungenes Webinar

Live-Webinare bieten viele Chancen – wollen aber auch gut vorbereitet sein. In diesem Beitrag verraten wir euch unsere wichtigsten Learnings aus unserer eigenen Webinar-Praxis.

Live-Webinare sind sehr populär und bieten viele Vorteile: ein direkter Wissenstransfer, eine persönliche Ansprache der Zielgruppe und die Möglichkeit, sich als Expert:in zu positionieren, sind nur einige davon. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Für ein professionelles Webinar braucht es mehr als nur ein spannendes Thema – sondern auch eine verlässliche Planung, gut funktionierende Technik und ein eingespieltes Team.

Auch wir bei OK haben bereits Erfahrungen mit eigenen Webinaren gesammelt. Was gut lief, welche Learnings wir daraus mitnehmen konnten und was wir Webinar-Neulingen empfehlen, lest ihr in diesem Beitrag.

Gute Vorbereitung ist entscheidend: Unsere Webinar-Checkliste

In der Theorie wirkt vieles simpel – in der Umsetzung zählt jedes Detail. Diese Punkte haben wir im Vorfeld unserer Webinare beachtet und empfehlen sie euch für eure eigenen Veranstaltungen:

• Tool-Auswahl: Prüft genau, welche Funktionen ihr wirklich benötigt – und was ggf. unnötige Kosten verursacht. Zoom etwa bietet zwar viele Funktionen, erfordert aber zusätzliche Lizenzen und verursacht bei kleinen Events schnell unnötige Kosten. Schaut daher auch nach schlankeren und effizienteren Lösungen.

• Technik-Check: Denkt unbedingt daran, alle Geräte (Mikrofon, Kamera, Präsentation, …) vorab zu testen – und habt einen einfachen Plan B für den Fall, das ein Gerät kurzfristig versagt.

• Rollenverteilung: Wer hostet, wer betreut den Chat, wer moderiert? Klare Zuständigkeiten sorgen für einen ruhigen Ablauf.

• Kommunikation vorab: Einladungslink, Agenda, technische Hinweise – je klarer die Vorabinfos, desto entspannter die Teilnehmer:innen.

• Teilnahme vereinfachen: Baut keine unnötigen Zugangshürden auf, etwa indem ihr im Anmeldeprozess zu viele Daten abfragt. Ziel sollte es sein, dass sich möglichst viele Personen anmelden.

  
  

Unsere Learnings im Rückblick

1. Toolauswahl & Technik: Passt ein anderes Tool besser zu uns?

Bei der Planung eines Webinars lohnt es sich, genau zu überlegen, mit wie vielen Teilnehmer:innen man ungefähr rechnet – natürlich inklusive eines kleinen Puffers – und welche Funktionen die Webinar-Software unbedingt benötigt. Unsere gebuchte Zoom-Lizenz war aufgrund der Staffelung der buchbaren Pakete für deutlich mehr Personen ausgelegt, als wir zum Webinar erwartet haben. Und auch wenn die Technik im Vorfeld einwandfrei funktionierte, kam es im Live-Betrieb zu kleineren Komplikationen. Beim nächsten Mal würden wir daher eher auf ein anderes Tool setzen.

Learning: Für kleinere, fokussierte Events reicht oft ein schlankeres, effizientes Tool wie z. B. GoToWebinar.

2. Rollen & Zugriffsrechte: Vorbereitung ≠ Livebetrieb

Es ist sicher die größte Angst von jedem, der Live-Veranstaltungen durchführt: Obwohl alles vorab sorgfältig getestet wurde, funktioniert im Ernstfall doch etwas nicht wie geplant. Auch wir waren damit konfrontiert. In unserem Fall konnten sich Moderator:innen nur noch als Teilnehmer:innen einloggen und daher nicht alle ihnen zugedachten Aufgaben wahrnehmen. Die Folge: Viel Verantwortung lag auf wenigen Personen.

Learning: Auch bei guter Vorbereitung lohnt sich ein letzter Live-Check der Rollenverteilung unmittelbar vor Beginn – und ein Plan B, wenn etwas doch nicht funktionieren sollte.

3. Sichtbarkeit: Moderator:innen sollten stets präsent bleiben

In unserem Webinar war während der Präsentation unserer Experten die Moderatorin nicht mehr im Bild sichtbar. In künftigen Webinaren möchten wir die persönliche Verbindung während des gesamten Webinars stärker erhalten, z. B. durch Bild-in-Bild-Lösungen oder geteilte Bildschirmflächen.

Learning: Sichtbarkeit erzeugt Vertrauen – auch digital.

4. Mediencoaching: sehr wirkungsvoll – und oft unterschätzt

Kamerapräsenz will geübt sein: Ein kurzes Mediencoaching vor dem Webinar bringt Sicherheit und ist eine wertvolle Unterstützung – gerade für Expert:innen, die fachlich stark sind, aber wenig Präsentationserfahrung mitbringen. Auch wenn ihr euch sicher in der Moderation und Präsentation führlt: Der Auftritt vor der Kamera bleibt eine eigene Disziplin. Ein gezieltes Coaching, z. B. zur Wirkung vor der Kamera, zur Stimme oder Körpersprache, kann dabei helfen, sich noch professioneller und souveräner zu präsentieren.

Learning: Medienpräsenz ist trainierbar – und sollte Teil der Webinar-Vorbereitung sein.

Unser Fazit: Ausprobieren und optimieren

Unsere bisherigen Webinare verliefen sehr erfolgreich – und boten gleichzeitig die Gelegenheit, Neues zu lernen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Ein gut strukturierter Ablauf und ein Auge fürs Detail sind wichtig, um gelungene Webinare durchzuführen.

Für uns steht fest: Ein gutes Webinar entsteht nicht nur durch spannende Inhalte, sondern auch durch ein professionelles Zusammenspiel von Technik, Vorbereitung und Teamarbeit. Wir haben uns sehr über das positive Feedback unserer Teilnehmer:innen gefreut und sind schon gespannt auf künftige Webinare.

Ihr möchtet ein professionelles Webinar durchführen? Oder benötigt ein Mediencoaching, das euch mehr Sicherheit vor der Kamera gibt? Bei beidem können wir weiterhelfen. Wir freuen uns, von euch zu hören!