Gemeinsam besser denken: Was gute Workshops ausmacht

Richtig eingesetzt und gut vorbereitet, sind Workshops ein absolutes Power-Tool bei der Lösung verschiedenster kommunikativer Herausforderungen. Wir zeigen euch heute, welche Arten von Workshops es gibt, und teilen unsere besten Tipps für Vorbereitung und Durchführung mit euch.

Workshops sind ein wunderbares Format, um als Gruppe intensiv an etwas zu arbeiten und etwas Konkretes zu entwickeln. Gut moderiert ermöglichen sie co-kreatives Arbeiten und führen effizient zum vereinbarten Ziel. In einem Workshop entsteht ein Gemeinschaftsgefühl. Die Teilnehmer:innen entwickeln gemeinsam etwas, worauf sie stolz sind. Durch den Austausch bereichert man einander und die Gruppe hat Ideen, die allein am Schreibtisch nicht entstanden wären.

Wir bei OK setzen in der Arbeit für unsere Kund:innen sehr gerne auf Workshops. Welche Arten von Workshops wir anbieten und was es bei der Planung und Durchführung zu beachten gilt, lest ihr in diesem Beitrag.

Bei welchen Projekten nutzen wir Workshops?

Wir können Workshops in so gut wie allen Prozessen und Projekten einsetzen. Ob dieses Format das richtige ist, entscheiden wir zu Beginn gemeinsam mit unseren Kund:innen.

1. Auftaktworkshop: Zum Projektstart kann ein kurzer Workshop als eine Art »Kick-off« helfen, Ziele, Workflows und eine Zeitschiene festzulegen.

2. Markenpositionierung: Wir schärfen gemeinsam mit den Kund:innen das Selbstverständnis der Marke – wer sie ist, wofür sie steht und wie sie wahrgenommen werden soll. Am Ende steht eine klare, tragfähige Positionierung, die als Basis für Kommunikation und Design dient.

3. Entwicklung eines Narrativs: Ein gut geführter Workshop hilft, das Marken-Narrativ zu entwickeln: Wir formulieren gemeinsam die zentrale Geschichte, die die Haltung, Werte und Ziele der Marke verständlich und emotional transportiert.

4. Corporate Design: Im Workshop entwickeln wir mit den Kund:innen die Basis für ein professionelles CD. Wir fragen, wie die Marke wahrgenommen werden soll und nutzen den Termin, um uns langsam an Farben, Formen und Schriften heranzuarbeiten. Ziel kann es etwa sein, Moodboards zu entwickeln, mit denen unser Design-Team weiterarbeiten kann.

5. Kampagnen-Idee: Ob für Produktlaunch, Event oder Awareness-Kampagne – in diesem Workshop bringen wir gemeinsam Ideen auf den Tisch, priorisieren sie und entwickeln erste kreative Ansätze für starke Kampagnenkonzepte.

6. Website-Konzeption: Der Workshop legt das inhaltliche und konzeptionelle Fundament für eine Website, die nicht nur gut aussieht, sondern auch funktioniert. Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten wir die inhaltliche Struktur, Nutzerführung und Funktionen einer Website.

7. Employer Branding: Was macht ein Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv? In diesem Workshop beleuchten wir interne Perspektiven, Zielgruppen und entwickeln erste Ideen für eine authentische Arbeitgebermarke.

Vorbereitung ist alles: Akribie bringt Sicherheit

Ein guter Workshop lebt nicht von Post-its und Moderationskarten, sondern von durchdachter Planung und viel Erfahrung.

Für unsere Kund:innen bereiten wir jeden Workshop individuell vor. Dabei sind besonders die folgenden vier Punkte wichtig, um einen Termin zu planen, der sich für alle gut anfühlt und die Erwartungen erfüllt:

1. Ziel definieren: Bevor es an die Arbeit geht, muss erst einmal das Ziel definiert werden. Welches Problem soll gelöst werden bzw. was soll erreicht werden? Womit sollen die Teilnehmer:innen am Ende aus dem Workshop gehen, z. B. einer Maßnahmenplanung oder einer Checkliste?

2. Methode auswählen: Das Ziel bestimmt die Methode. Vom individuellen Ziel ausgehend schauen wir, wie man es am besten erreicht. Die Erfahrung zeigt: Nicht jede Methode passt zu jeder Gruppe. Und manchmal sind die einfachsten Methoden die besten.

3. Zeitplan erstellen: Hinstellen und drauflos Workshoppen funktioniert nicht. Das Bauchgefühl kann hier ganz schön daneben liegen. Für einen professionellen Workshop bedarf es einer detaillierten Zeitplanung. Sie gibt Sicherheit und ermöglicht es, entspannt auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

4. Zweiter Blick: Zum Workshop-Glück gehören immer zwei. Deshalb besprechen wir Workshop-Pläne intern immer und lassen Methoden und Zeitplanung kritisch hinterfragen.

Durchführung: Zwischen Moderation und Menschenkenntnis

Workshops sind keine Vorträge. Sie leben vom Dialog, von der Energie zwischen den Teilnehmer:innen – und von der Fähigkeit, diese wahrzunehmen und entsprechend darauf zu reagieren. Das ist die hohe Kunst der Workshop-Moderation. Dafür braucht es viel Erfahrung.

Das sind aus unserer Sicht wichtige Punkte, die es bei der Durchführung eines Workshops zu beachten gilt:

Der Einstieg gibt den Weg vor: Er entscheidet über Haltung, Fokus und Vertrauen im Raum. Deshalb nehmen wir uns bewusst Zeit für den Anfang – egal, wie voll die Agenda ist. Wir erklären, was wir gemeinsam erreichen wollen, wie der Tag abläuft und was wir von den Teilnehmer:innen erwarten. Dabei schaffen wir eine Atmosphäre, in der Fragen willkommen und Unsicherheiten erlaubt sind. Ein Check-in sorgt dafür, dass alle bereits einmal etwas gesagt haben und die Scheu verlieren. Wir klären auch ganz pragmatisch: Wann gibt es eine Pause? Wie werden die Ergebnisse dokumentiert und übermittelt?

Die Rollenfrage: Für uns sind Workshops oft ein Spagat zwischen den Rollen. Als Kundenberater:in will man mitreden – als Moderator:in muss man führen. Beides gleichzeitig? Schwierig. Deshalb: Teamarbeit. Eine zweite Person übernimmt die Workshop-Leitung. So werden wir beiden Rollen und Ansprüchen gerecht.

Die Kunst der Moderation: Moderation ist mehr als nur Zeitmanagement – sie ist Beziehungsgestaltung. Wir hören aktiv zu, fassen zusammen und sorgen dafür, dass jede Stimme gehört wird – auch die leiseren. Eine gute Moderation hält den roten Faden, ohne ihn straff zu ziehen. Sie schafft Raum für Perspektiven, steuert Dynamiken und gibt Struktur, ohne belehrend zu wirken. Wenn es sich für die Teilnehmer:innen leicht anfühlt – als würde die Workshop-Steuerung beiläufig geschehen – dann haben wir es gut gemacht.

Puffer ist das A und O: Es ist keine schöne Erfahrung, durch einen Workshop zu hetzen und den Teilnehmer:innen immer wieder zu sagen, dass man mit Blick auf die Zeit leider zum nächsten Punkt kommen müsse. Für die Atmosphäre eines Workshops ist es wichtig, dass alle zu Wort kommen und dass für Nachfragen Zeit ist. Manchmal führt eine kritische Frage zu einer größeren Diskussion. Genau dafür planen wir auch Zeit ein. Genau dafür haben wir uns vorbereitet und wissen, wie viel Raum wir geben können und wann es besser ist, die Diskussion einzudämmen.

»Widerstand« gehört dazu: Er ist kein Störfaktor, sondern ein Signal. Vielleicht fehlt den Teilnehmer:innen Kontext, vielleicht ist das Ziel unklar, vielleicht gibt es Unsicherheiten. Wir nehmen Widerstand ernst und fragen nach: Was fehlt? Was bremst? Was braucht es, damit wir weiterarbeiten können? Oft reicht es, einen Raum für diese Fragen zu öffnen, ohne gleich alles umzuwerfen.

Ihr möchtet einen Workshop durchführen? Oder seid euch noch unsicher, ob es für ein Projekt einen Workshop benötigt? Wir gehen dazu gern mit euch in den Austausch, beraten und finden die passende Lösung. Wir freuen uns, von euch zu hören.