Dream Wedding: Von der Idee zum Eventkonzept in 5 Schritten

Ein Eventkonzept bildet die Grundlage für die Umsetzung einer erfolgreichen Veranstaltung. Unsere Eventmanagerin Alberta Seefeld erkärt euch am Beispiel einer Hochzeit, wie ein gelungenes Konzept entsteht.  

Copyright: Ben Gierig

Eine Kommunikationsagentur organisiert Hochzeiten? Ja, auch das macht unser Event-Team möglich. Bei einem früheren Event, welches wir für die Kundin organisieren durften, war diese von unserer Professionalität und unserem Einfühlungsvermögen so begeistert, dass sie sich dazu entschied, auch ihre Hochzeit von unserem dreiköpfigen Event-Team planen zu lassen. Denn auch zwischenmenschlich hat es einfach gematched.  

Wir haben uns sehr über einen so emotionalen Auftrag gefreut, denn eine Hochzeit ist nicht unser tägliches Business. Normalerweise liegt unser Fokus auf B2B-Events wie Preisverleihungen und Firmenjubiläen.  

Vom Brautpaar gab es noch keine konkrete Idee zur Umsetzung der Hochzeit, sodass wir bildlich gesprochen mit einem leeren Blatt Papier starten durften. Nur der Ort der Hochzeit stand relativ schnell fest: Es sollte am Starnberger See gefeiert werden.  

Ihr möchtet einen Einblick erhalten, wie wir das leere Blatt Papier mit Leben gefüllt und ein unvergessliches Event auf die Beine gestellt haben? 

Die Location am Hochzeitstag: »LA VILLA« am Starnberger See

Mit diesen 5 Schritten haben wir die Basis gelegt:  

1. Kennenlernen ist Key  

Ein Auftakttermin oder -workshop mit unseren Kund:innen ist immer wichtig und steht am Anfang jeder Projektphase. Bei einem so emotionalen und persönlichen Thema wie einer Hochzeit stand für uns vor allem das Kennenlernen des zukünftigen Brautpaars im Fokus. Es geht in diesem Fall nicht um das Erreichen von Zielen und KPIs, sondern um die Umsetzung des schönsten Tags im Leben zweier Menschen.  

Im Auftaktgespräch haben wir viel über die Kennenlerngeschichte der beiden gesprochen, persönliche Interessen herausgefunden sowie die Eckdaten und Wünsche zur Hochzeit besprochen (Termin, Location, Budget, Gästeanzahl, Dos and Don'ts usw.).  

Das Fazit unseres Gesprächs war: Die beiden wünschten sich kein klassisch-romantisches »Programm«. Die Feier sollte außergewöhnlich und cool werden! Relativ schnell war klar, dass wir nicht nur an einem Tag, sondern an zwei Tage feiern: Wir planten ein Wedding-Warm-Up mit bayrischem Dresscode auf einer Alm und die anschließende Hochzeit mit freier Trauung am Starnberger See.  

Unser dreiköpfiges Event-Team beim Wedding-Warm-Up

2. Aller Anfang ist kreativ: Brainstorming-Session 

Nach dem Auftakttermin haben wir uns direkt zu einem Brainstorming zusammengesetzt. Mit dabei war natürlich unser Event-Team, aber auch andere kreative Kolleg:innen aus der Agentur. Das Ziel des Termins war es, Ideen für Hochzeits-Mottos und den roten Faden des Events zu finden. Wichtig war es uns dabei, uns Mottos zu überlegen, die gut zum Brautpaar passen und individuell auf dieses zugeschnitten werden können. Anhaltspunkte waren Urlaubsdestinationen, Kennenlernsituationen, gemeinsame Interessen, Charaktereigenschaften, Lieblingssongs usw.  

Wir haben die gute alte Technik des Brainstormings mit Notizzetteln angewandt: Jede:r Teilnehmer:in bekommt 5 bis 10 Minuten Zeit und schreibt seine Ideen auf Zettel. Anschließend werden alle Ideen ans Whiteboard gepinnt und kurz vorgestellt. Bei uns sind dadurch über 40 Ideen entstanden. Diese haben wir anschließend strukturiert und unpassende Vorschläge direkt aussortiert.  

Letztlich hat jeder fünf Klebepunkte bekommen und durfte diese seinen favorisierten Ideen zuordnen. Aus den Ideen mit den meisten Klebepunkten sind unsere Top 3 entstanden.  

Das Brautpaar wurde mit einem Boot abgeholt

3. Do your research! 

Der nächste Schritt ist besonders wichtig. Denn dieser bringt die teilweise noch wilden Ideen aus dem Workshop in eine Struktur und füllt sie mit Inhalt.  

Folgende drei Fragen haben wir uns gestellt und für unsere Top 3 Ideen beantwortet:  

• Warum dieses Motto? Was ist der rote Faden? 

• Was zeichnet die Hochzeit aus und was sind die Highlights? 

• Wie können wir das Motto umsetzen? 

Dann ging es ans Recherchieren: Wir haben diverse Hochzeitsforen, Social-Media-Kanäle wie Pinterest und Instagram und Websites von Showacts und Hochzeitslocations durchstöbert und die besten Inhalte gesammelt. Zudem haben wir uns mit der bayrischen Eventszene vernetzt und Dienstleister:innen, Künstler:innen und Locations aus der Region angesprochen.  

Bei der Recherche haben wir die coolere Variante des Gästebuchs gefunden: ein Audio-Gästebuch

Wichtig war es dabei, die Ideen direkt auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen. Denn stellt euch vor: Unsere Kund:innen verlieben sich in eine Idee, diese ist dann aber nicht umsetzbar – HORROR!  

Limitierende Faktoren, die geprüft werden müssen, sind zum Beispiel die Umsetzbarkeit am ausgewählten Ort bzw. in der Location, technische Bedingungen, Wettertauglichkeit, Budget oder Dienstleisterauswahl. 

Auf die Details kommt es an – auch bei der Tischdeko

4. Let‘s get visual! 

Wie können die fertigen Leitideen den Kund:innen am besten vorgestellt werden? Richtig, mit Visualisierungen! Unserer Erfahrung nach können sich Kund:innen die Ergebnisse am besten vorstellen, wenn sie visualisiert werden.  

Bei diesem Projekt haben wir uns entschieden, die Leitideen in einem Text anzuskizzieren und diese dann in einem Moodboard zu zeigen.  

Jetzt seid ihr sicher gespannt, welche drei Ideen wir entwickelt haben. Die Details können wir euch natürlich nicht verraten, aber wir zeigen euch in der folgenden Grafik einen Überblick über die drei Ideen.  

Die drei Ideen im Überblick, visualisiert von unserer Designerin Julia Boden

Das Brautpaar war von zwei der drei vorgeschlagenen Ideen begeistert, sodass wir diese im nächsten Schritt noch fusioniert haben. Es blieb beim Motto »Es hat Zoom gemacht«, aber mit einem Hauch mehr Glamour und Eleganz aus Vorschlag eins.  

5. Jetzt geht’s ins Detail: das Feinkonzept  

Die Leitidee und der rote Faden des Events standen fest und wurden von unseren Kund:innen freigegeben. Jetzt ging es an die Erstellung eines Feinkonzepts.  

Folgende Punkte sollten darin vorkommen:  

• Ziel, Zielgruppen des Events, zentrale Botschaften (bei der Hochzeit hatten wir z. B. unterschiedliche, auch internationale Gästegruppen, auf die wir verschiedene Programmpunkte ausgerichtet haben) 

• Eckdaten (Termin, Location, Gästeanzahl usw.) 

• Leitidee (Motto, roter Faden) 

• Ablaufplanung (Ablaufpläne, Notfallpläne z. B. für schlechtes Wetter, Zeitplanung mit Meilensteinen) 

• Details der Umsetzung (z. B. Technik, Catering, Einladungsmanagement, Personal, Sicherheit, Genehmigungen usw.) 

• Inhaltliche Gestaltung des Events (Reden, Rahmenprogramm usw.) 

• Eventdesign inkl. Visualisierung der kreativen Leitidee  

• Klärung der Verantwortlichkeiten 

• Auswertung und Evaluierung des Events 

  
  

Wichtig ist es, das Feinkonzept schriftlich festzuhalten und es den Kund:innen sowie allen Projektbeteiligten vorzustellen, denn es stellt die Basis für die darauffolgende Eventumsetzung dar.  

Nach der Feinkonzeption geht die Eventplanung erst richtig los. Wir haben die Hochzeit über 1,5 Jahre kreiert und organisiert und hatten viel Spaß bei der Umsetzung. Von der Kreation der Eventmedien, über Künstlerbookings, Ablaufplanungen, Dienstleisterhandling, Locationbesichtigungen, Gästemanagement bis hin zur Umsetzung vor Ort durften wir alles für das Brautpaar übernehmen, damit sie die Tage in vollen Zügen genießen konnten. Entstanden ist eine Traumhochzeit am Starnberger See ganz nach unserem Wedding-Moodboard. Für das Brautpaar, die Gäste und für uns fühlte sich alles wie ein Traum an: Wunderschön und viel zu schnell vorbei – man wollte gar nicht mehr aufwachen.  

Und das Beste kommt ja bekanntlich zum Schluss: Hier seht ihr unser Moodboard aus der Konzeptionsphase im direkten Vergleich mit den Hochzeitsbildern (Fact: Es sind über 10.000 Bilder entstanden!).  

Moodboard // Fusion Idee 1 und 3

Bilder von der Hochzeit am Starnberger See, Copyright: Ben Gierig

>> Hier geht's zur ausführlichen Vorstellung des Hochzeitsprojekts »... und es hat ZOOM gemacht«

Ihr plant gerade ein Event und benötigt Unterstützung bei der Ideenfindung, Konzeption und Umsetzung? Dann meldet euch bei unserer Head of Event Romy Müller!